PRINT PAGE

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

 

 

 

Voorliggend huishoudelijk reglement is een aanvulling op de statuten van de vzw en telt als document om te voldoen aan de informatieplicht, zoals bedoeld in de wet van 03/07/2005 betreffende de rechten van de vrijwilligers, en goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 10 juli  2018.

 

Doel van het huishoudelijk reglement:

 

Art. 1.  Het doel van het huishoudelijk reglement is het verder aanvullen van de statuten, het vastleggen van regels, richtlijnen en afspraken van alle       leden. Tevens worden ook de richtlijnen, procedures en werkwijzen voor een goede werking van de Raad van Bestuur vastgelegd.

 

Doelstelling van de vereniging:

 

Art. 2.  Het doel van de vereniging is de jeugd van 8 tot 99 jaar kennis bij te brengen over het toneel spelen. Tevens heeft het tot doel het maken en brengen van kwalitatieve theatervoorstellingen voornamelijk voor kinderen, jongeren en families.

 

Art. 3. De vereniging kan in ondergeschikte orde handelsdaden stellen waarvan de inkomsten aangewend worden om haar maatschappelijk doel te stellen.

Zij kan inzonderheid haar medewerking verlenen en deelnemen aan iedere activiteit die met haar doelen overeenstemt.

 

Art. 4.  Wijzigingen aan dit reglement kunnen door de Raad van Bestuur worden aangebracht met een eenvoudige meerderheid van stemmen als ten minste de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is.

 

Art. 5.  Getokes vzw tracht jaarlijks twee opvoeringen en bijhorende repetitieschema te brengen gescheiden voor twee leeftijdsgroepen:

 

 Groep A : voor leeftijd van 8 toten met 12jaar

 Groep B : voor de leeftijdsgroep van 13 tot en met 18 jaar

 

Art. 6.  Wijzigingen aan dit reglement kunnen door de Raad van Bestuur worden aangebracht met een eenvoudige meerderheid van stemmen als ten minste de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is.

 

Samenstelling van de vereniging:

 

Art. 7. Leden:

De vereniging bestaat uit effectieve en toegetreden leden en deze zijn onderworpen aan het huishoudelijk reglement.

De vereniging telt minstens 3 leden. Indien het aantal leden minder bedraagt dan 3, wordt de vereniging ontbonden.

 

Art. 7.1. Effectieve leden:

Effectieve leden (ook wel ‘werkelijke leden’, ‘werkende leden’ of gewoon ‘leden’

genoemd) zijn personen die lid zijn van de Algemene Vergadering van de vzw en dus ook stemrecht hebben op die Algemene Vergadering. Elke vzw moet steeds minstens 3 effectieve leden hebben. Alle effectieve leden moeten jaarlijks minstens 1 keer uitgenodigd worden op de Algemene Vergadering om het algemene beleid van de vzw te bepalen. Zij hebben de rechten en verplichtingen die in de VZW-wetgeving, de statuten en het huishoudelijk reglement beschreven zijn.

 

Het is ook op die Algemene Vergadering dat nieuwe effectieve leden verkozen worden of bestaande leden uitgesloten worden. Na iedere wijziging moet de ledenlijst van effectieve leden aangepast worden. Deze lijst moet vervolgens bijgehouden worden op de maatschappelijke zetel van de vzw.

Effectieve betalen een jaarlijkse bijdrage  van 50€. Door het betalen van deze bedrage bewijst men tevens zijn lidmaatschap.

In deze lidmaatschap zit alsook het lidmaatschap van de overkoepelde nationale organisatie Open Doek vzw;

 

Art. 7.2. Toegetreden leden:

Toegetreden leden zijn personen die geen lid zijn van de vzw, maar wel deelnemen aan de activiteiten die de vzw organiseert. Als de statuten van de vzw dit toelaten, mogen toegetreden leden de Algemene Vergadering (AV) bijwonen, maar ze zullen er nooit stemrecht hebben.

 

Art. 7.3.Volwaardig lidmaatschap van de vereniging houdt alle voordelen en rechten in die wettelijk toegekend worden aan de leden van de vereniging (stemrecht op de Algemene Vergadering; recht om de AV samen te roepen, recht om punten op de agenda van een AV te plaatsen...), voordelen (kortingen) op iedere activiteit van de vereniging, een periodieke nieuwsbrief, een ledenblad, de jaarlijkse activiteitenkalender.

 

Art. 7.4.Leden worden geacht zich behoorlijk te gedragen en de goede naam en faam van de vereniging niet in het gedrang te brengen.

 

Art. 7.5.De procedure om lid te worden, ontslag te nemen uit de vereniging of ontslagen te worden staat beschreven in de statuten van de vereniging ( art.3; sectie D)

 

Art. 7.6.Leden moeten voor het lidmaatschap hun adres en een werkend e-mailadres, dat enkel voor officiële communicatie wordt gebruikt (aankondiging AV, verslagen AV, ledenblaadje, signalisatie van interessante activiteiten elders,...) doorgeven. Vrijwillig mogen zij ook een telefoonnummer doorgeven.

 

Art. 7.7.Alle deze verzamelde gegevens zijn onderhevig aan de privacywetgeving van 8 dec 1992 en mogen in geen geval en op geen enkele wijze doorgegeven worden.

 

Art. 7.8.Vermits de effectieve leden grotendeels het statuut van minderjarigheid bevatten wordt er bij inschrijving naar de gegevens van de ouders of dichtst bijstaande voogd gevraagd.

 

Art. 8. De Raad van Bestuur (RvB):

 

De samenstelling van de Raad van Bestuur bestaat uit minstens 3 personen en worden uit de leden gekozen. De RvB staat in voor het beheer van de vzw. Zij beheert de financiën en regelt de organisatie van de vzw binnen de grenzen die in de statuten vermeld staan. Meestal ligt de feitelijke ‘macht’ in de handen van de Raad van Bestuur, en stelt de AV zich hoofdzakelijk op als controlerend orgaan. Daarnaast kunnen nog een aantal bestuurders voor een aantal welomschreven taken aangeduid worden: werkgroep verantwoordelijke, webmaster, communicatieverantwoordelijke,...

 

De mandaten van de RvB zijn als volgt beschreven:

 

Art. 8.1.  Het Dagelijks Bestuur (DB):

§.1 Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de ondervoorzitter en de penningmeester zo nodig bijgestaan door één of meerdere bestuurders, betrokken bij een eventuele problematiek.

§.2 is gemachtigd om administratieve beslissingen te nemen en uitgaven goed te keuren tot een maximum van duizend tweehonderdvijftig euro (1.250 €)

§.3 werkt samen met de werkgroep-verantwoordelijken de nodige details uit voor vast gelegde activiteiten

 

Art. 8.2.  De Voorzitter:

§.1 is de eerste vertegenwoordiger van de vereniging t.o.v. derden.

§.2 zit de vergaderingen voor en coördineert de werking van de Algemene Vergadering (AV) en het bestuur.

Hij regelt de volgorde van behandeling der zaken, eventueel afwijkend van de dagvolgorde, op deze vergaderingen.

Hij verleent het woord en heeft het recht elke spreken tot de orde te roepen, het woord te ontnemen of de vergadering te doen verlaten, dit laatste in overleg met de andere bestuursleden.

§.3 ondertekent de goedgekeurde notulen van alle vergaderingen.

§.4  waakt over het stipt naleven van de statuten en het huishoudelijk reglement.

§.5  zorgt ervoor dat de RvB een strategische planning opmaakt vóór het begin van elk werkjaar.

§.6 zorgt ervoor dat de alle besluiten van de RvB en de AV nauwlettend uitgevoerd worden

§.7 houdt nauw contact met alle werkgroepen binnen de vereniging

§.8 tekent rechtsgeldig voor de vereniging tenzij ook de handtekening van de penningmeester vereist is.

§.9 roept de leden van de RvB en de AV bijeen op de door de RvB vastgelegde plaatsen, data en uren en  stelt de dagorde op voor de vergaderingen van de RvB en de AV

 

 

Art. 8.3. De Ondervoorzitter:

§.1  staat de voorzitter bij in al zijn taken en vervangt bij afwezigheid de voorzitter.

§.2 neemt deel aan de vergaderingen van het dagelijks bestuur

 

Art. 8.4.  De Penningmeester:

§.1  beheert de rekeningen van de vereniging, is verantwoordelijk voor alle financiële transacties bij activiteiten (en kan, bij afwezigheid, een andere persoon daarmee gelasten). Hij bewaakt de hoeveelheid contant geld in kas. In kas zit niet meer geld dan nodig voor onmiddellijke uitgaven.

§.2  is belast met het innen van de lidgelden en de contributies van de leden van de vereniging alsook met het innen van alle andere inkomsten tenzij dit anders en uitdrukkelijk werd beslist door de RvB

§.3 is belast met de controle op en het tijdig voldoen van alle rekeningen welke het gevolg zijn van de werking van de vereniging en van de besluiten van de RvB.

§.4  houdt de leden van de RvB op de hoogte van alle financiële verrichtingen binnen de vereniging door elke vergadering van de RvB een actuele financiële balans te presenteren.

§.5  is verplicht inzage te verlenen in de boekhoudkundige stukken van de vereniging aan alle bestuurders en aan alle werkende leden die daarom vragen en aan de commissarissen, aangesteld door de jaarlijkse AV, die kwijting dienen te verlenen.

§.6  houdt nauwkeurig een vereenvoudigde boekhouding (waarvan het model is vastgesteld door het KB van 26 juni 2003) bij van inkomsten en uitgaven, gestaafd met de nodige bewijsstukken

§.7  mag geen uitgaven doen of schenkingen ontvangen die niet goedgekeurd zijn door de RvB of het dagelijks bestuur.

§.8   maakt vóór het begin van elk werkjaar een budget op i.v.m. het centraal besturen van de  vereniging (werkingskosten RvB, subsidies aan de vereniging, relatiegeschenken, kosten i.v.m.website, clubblad enz.)

§.9  is belast met het opmaken van de rekening (= een document dat een overzicht geeft van de ontvangsten en uitgaven van het afgelopen jaar, gestaafd met de nodige bewijsstukken) en de begroting (= een raming van de uitgaven en inkomsten voor het komend boekjaar) en presenteert beide aan de leden van de jaarlijkse AV

§.10  vult jaarlijks het aangifteformulier inkomstenbelastingen van de vereniging in en bezorgt het tijdig aan de betrokken administratie

§.11  legt binnen de maand na de jaarlijkse AV een kopie van de actuele versie van “het register van de leden” én de goedgekeurde rekening van het afgelopen werkjaar neer op de griffie van de Rechtbank van Koophandel.

§.12 controleert en superviseert de financiële werking van de door de RvB erkende comités, is volmachthebber van alle gevoerde (bank)rekeningen en is de financiële eindverantwoordelijke t.o.v. de AV.

§.13   neemt deel aan de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

 

Art. 8.5. De Secretaris:

§.1 stelt de verslagen van de vergaderingen op. Hij onderhoudt de administratieve contacten en is verantwoordelijk voor de wettelijke verplichtingen van de VZW.

§.2 ontvangt en beantwoordt alle briefwisseling met officieel karakter

§.3  brengt onmiddellijk belanghebbende(n) op de hoogte van belangrijke briefwisseling, feiten en berichten die het secretariaat bereiken

§.4 maakt verslag van alle vergaderingen van de RvB en de AV en bewaart deze verslagen in een register

§.5 bezorgt tijdig de verslagen van de vergaderingen aan de leden van de RvB

§.6 neemt deel aan de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

 

Art. 8.6.  De Productie verantwoordelijke:

§.1 beheert en regelt de inzet van de leden en vrijwilligers .

§.2 Is verantwoordelijk voor de organisatorische en zakelijke aspecten van een productie.

§.3 overziet en onderhoud de samenwerkingen en uitvoeringen van de afzonderlijke werkgroepen

§.4 is de aanspreekpunt tussen regisseur(s) en rest van bestuur en buitenwereld

§.5 wordt verkozen door het dagelijks bestuur.

§.6 neemt deel aan de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

 

Art. 8.7.  De regisseur(s):

§.1 kiest in samenspraak met het dagelijks bestuur de nodige toneelscripts

§.2 deelt zijn kennis en node aan de productieverantwoordelijke en de desbetreffende werkgroep verantwoordelijke(n)

§.3 bereid zijn de spelers te observeren en bij te sturen war nodig om het stuk ten goede te brengen

§.4 wordt verkozen door het dagelijks bestuur .

 

Art. 8.8. De Leden administrator:

§.1 beheert de ledenlijst, verzorgt de communicatie met aspirant-leden, en is verantwoordelijk voor de aanvaarding van nieuwe leden, de statutaire procedure volgend. Hij geeft de leden ook tijdig door aan de ledenadministratie van Open doek.

§.2 zorgt ervoor dat de lijst van alle aangesloten leden en het “register van de (werkende) leden” actueel bijgehouden wordt

§.3 geeft de gegevens van nieuwe leden zo snel mogelijk door aan de nodige partijen die de goede werking en veiligheid van de vereniging garanderen, verzekeringen e.d.

§.4 neemt deel aan de vergaderingen van het dagelijks bestuur

 

Art. 8.9. De Werkgroep verantwoordelijke:

§.1 regelt en coördineert de goede werking van de werkgroep voor het organiseren van een evenement of activiteit allerhande.

§.2 werkt samen met één of meerdere leden van het dagelijks bestuur een totaal werkzaam plan uit voor de activiteit, regelt een gunstig financieel beleid voor deze activiteit en regelt alle logistieke benodigdheden.

§.3 wordt door de RvB aangesteld en wordt gekozen uit de effectieve leden.

§.4 is verantwoordelijk voor het verloop van de activiteiten en zorgt dat alles verloopt zoals aangeduid in het huishoudelijk reglement.

§.5 volgende werkgroepen komen jaarlijks aan bod  en de taak omschrijvingen staan vermeld in art 10.4

 

• Decor

• Keuken

• Kledij

• Techniek( licht, geluid, video een andere)

• Materiaalbeheer ( stockage-verhuur)

• Opbouw/afbraak

• Verkoop

• Sponsoring

• Media & reclame

• Recreatie & uitstappen

•

 

Art. 8.10.  De Communicatie verantwoordelijke:

§.1 is verantwoordelijk voor de communicatie naar derden ( pers , media,…)

§.2 werkt samen met de webmaster aan de lay-out van de website

§.3 zorgt voor de nodige publiciteit van de komende activiteiten

§.4 neemt deel aan de vergaderingen van het dagelijks bestuur

 

Art. 8.11.  De Webmaster:

§.1 beheert en onderhoudt de website van de vereniging.

§.2 zorgt voor de nodige online administratie van de evenementen.

§.3 wordt door de RvB aangesteld en wordt gekozen uit de effectieve leden

§.4 neemt deel aan de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

$.5 beheerd ook d goede verloop van alle email verkeer.

$.6 beheerd ook de goede verloop en beheer van de centrale data point .

 

Art. 8.12.  Toezichter:

§.1 waakt over de goede orde en gedrag van de leden tijdens de repetities.

§.2 zorgt orde en netheid van de repetitieruimtes .

§.3 zorgt voor de nodige drank tijdens de repetitie

§.4 wordt door de RvB aangesteld en wordt gekozen uit de effectieve leden

§.5 neemt deel aan de vergaderingen van het dagelijks bestuur.

 

Art. 8.13.  Samenvoegingen :

 

Elk aangeduid lid kan 1 of meerdere bovenstaande functies ( al dan niet verkozen) bekleden.

Behalve de functie van Voorzitter en ondervoorzitter zijn niet samenvoegbaar.

 

Art. 8.14.  Vergoedingen :

 

De leden kunnen geen aanspraak maken op vergoedingen voor hun prestaties in dienst van de vereniging. De vereniging betaalt de werkende leden wel de volgende reële  onkostenvergoedingen:

-onkostenvergoeding van 0,15 euro/Km voor verplaatsingen in opdracht van de vereniging.

-De werkende leden maken de bewijsstukken voor de gemaakte kosten die voorkomen in hiervoor vermelde lijst over aan de organisatie, met vermelding van de volgende gegevens, m.n.:

Naam, volgnr. onkosten , gegevens gemaakte onkosten en rekeningnr

( zie bijlage 1)

 

Art. 9. Dagelijkse Bestuurs vergadering:

 

Art. 9.1.De DB-vergadering wordt samengeroepen op initiatief van de voorzitter of op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Voor de agenda kan elk bestuurslid voorstellen indienen bij de voorzitter tot twee dagen vóór de vergadering.

 

Art. 9.2.De DB-vergadering wordt gehouden door het dagelijkse bestuur eventueel samen met de bevoegde werkgroep verantwoordelijke(n).

 

Art. 9.3.De DB-vergadering kan worden gehouden onder dringende reden om een bestuursvergadering voor te bereiden of als voorbereiding op vergaderingen met een derde partij.

 

Art. 9.4.DB-vergaderingen gaan meestal over één concreet punt en het verslag van deze vergadering zal zo snel mogelijk op de voorziene plaats op de file server geplaatst worden.( zie bijlage “handelingen bestuur”)

 

Art. 9.5.De frequentie van samenkomst voor een DB-vergadering is project gevoelig en daarbij niet vast gelegd

 

Art. 10. Bestuursvergadering:

 

Art. 10.1. De bestuursvergadering wordt samengeroepen op initiatief van de voorzitter of op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Voor de agenda kan elk bestuurslid voorstellen indienen bij de voorzitter tot vijf dagen vóór de vergadering.

Art. 10.2. De leden van de bestuursvergadering kunnen te allen tijde ontslag nemen uit de

vereniging. Hiertoe volstaat het een schrijven te richten aan de voorzitter met daarin de vermelding van datum van ontslag.

Anderzijds kunnen de volgende leden ook uitgesloten worden uit de vereniging:

- leden die vier opeenvolgende bestuursvergaderingen niet bijgewoond hebben zonder zich vooraf te hebben verontschuldigd.

-leden die ernstige schade berokkenen aan de goede naam en werking van de vereniging.

 

Art. 10.3.Bestuurvergaderingen gaan meestal over meerdere concrete punten en het verslag van deze vergadering zal op de voorziene plaats op de file server geplaatst worden.( zie bijlage (handelingen bestuur)

 

Art. 10.4.De RvB komt minimaal één keer per twee maanden samen. De voorzitter van de vereniging is de voorzitter van de vergadering. Bij afwezigheid dient de voorzitter een interim-voorzitter aan te duiden. Hij dient op voorhand een agenda op te stellen en door te sturen, en leidt de vergadering. Het is mogelijk om op de vergadering zelf nieuwe punten op de agenda te plaatsen.

 

Art. 10.5.Voor iedere beslissing van de RvB is een meerderheid nodig binnen de RvB. De wijze van stemmen mag op het moment zelf bepaald worden door de voorzitter van de vergadering. Iedere bestuurder beschikt over één stem. Een bestuurder mag zich niet door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen bij stemmingen. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend

 

Art. 10.6.De Raad van Bestuur sluit een volledig dekkende verzekering af voor alle juridische verantwoordelijkheden die ze draagt.

 

Art. 11. Algemene Vergadering:

 

Art. 11.1. Alleen effectieve leden zijn stemgerechtigd op de Algemene Vergadering.

Wie effectief lid wenst te worden, dient daartoe een aanvraag involgens de regels van art. 5.1 .

 

Art. 11.2. De Algemene Vergadering wordt samengeroepen op initiatief van de Voorzitter of op verzoek van tenminste twee bestuursleden of van één vijfde van de werkende leden. Voor de agenda kan elk werkend lid voorstellen indienen bij de voorzitter tot tien dagen vóór de vergadering. En luid ook start van het nieuwe toneelseizoen in.

 

Art. 11.3. De vergadering van de Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter.

Bij afwezigheid treedt het langst aangesloten bestuurslid in zijn plaats op.

 

Art. 11.4. De stemmingen gebeuren bij handopsteken. Indien over personen gestemd wordt

zijn ze evenwel schriftelijk en geheim.

 

 

Art. 12.Werkgroepen:

 

Art.12.1Voor de organisatie van activiteiten van de vereniging wordt er gewerkt met werkgroepen. Deze worden opgericht bij de start van het nieuwe theater jaar en duren tot de volgende productiestart.

 

Art.12.2.Alle werkgroepen staan onder verantwoordelijkheid van één lid van de RvB, die de zaken binnen die werkgroep opvolgt en daarvan verslag uitbrengt op vergaderingen van de RvB. Andere leden van de werkgroep moeten geen lid zijn van de RvB, maar helpen mee in de uitvoering van de taak, waarvoor de werkgroep opgericht is.

 

Art.12.3.De werkgroepen worden opgericht na initiatief van de RvB, voor de organisatie van een concrete activiteit. De werkgroep wordt ontbonden na afhandeling van de activiteit.

 

Art.12.4.De volgende  werkgroepen zijn al het volgt:

 

a) Decor:

b) Kledij:

c) Keuken:

d) Techniek.

e) Materiaalbeheer:

f) Verkoop:

g) Sponsoring.

h) Media en reclame.

i) Opbouw/afbraak:

j) Recreatie en uitstappen.

 

Art. 13.Huisregels effectieve leden

 

Voor de goede gang van zaken tijdens repetities en opveoering heeft de vereniging enkel huisregels opgesteld

 

Art. 13.1. op tijd zijn bij repetities en opvoeringen

 

Art. 13.2. altijd tijdig de regisseur(s) verwittigen bij afwezigheden op repetities

 

Art. 13.3. op tijd rol/tekst kennen

 

Art. 13.4.voor goede orde en netheid van de repetitieruimtes zorgen

 

Art. 13.5.het gebruik van gsm’s en of andere hinderlijke apparaten vermijden tijdens repetities, opvoeringen en/of uitstappen.

 

Art. 13.6.Bij een activiteit kunnen de dan aanwezige leden van de RvB de toegang weigeren aan personen die het verloop van de activiteit kunnen verstoren. Tijdens de activiteit kunnen zij ook beslissen om storende personen uit de activiteit te verwijderen.

 

Art. 13.7.Leden, moeten zich houden aan de wettelijke regels qua alcohol- en drugs gebruik.

 

Art. 14. Huisregels toegetreden leden

 

Art. 14.1. worden vriendelijk verzocht om tijdens voorstellingen hun GSM uit te zetten.

 

Art. 14.2.In de zaal is het verboden te fotograferen en te filmen.

 

Art. 14.3.Het is niet toegestaan om tijdens voorstellingen eigen consumpties (drank of etenswaren) mee te nemen in de zaal.

 

Art. 14.4.Roken mag uitsluitend op de daarvoor bestemde plaatsen.

 

Art. 14.5.Wees op tijd! Laatkomers moeten wachten tot de pauze voordat ze de zaal in kunnen.

 

Art. 14.6.Wanneer u onverhoopt verhinderd bent een voorstelling te bezoeken, dan kunt u tot uiterlijk één werkdag voor de voorstellingsdatum uw plaatsbewijzen ruilen voor een andere voorstelling of een tegoedbon.

 

Art. 15.aansluiting Open doek

 

Art.15.1.De vereniging dient vriendschappelijke relaties met andere verenigingen te onderhouden. Dat kan bestaan uit het samen organiseren van activiteiten, het aanwezig zijn op activiteiten van andere verenigingen, het bekendmaken van activiteiten van andere verenigingen binnen redelijke afstand van regio Zoutleeuw...

 

Art.15.2.De vereniging tracht goede contacten te onderhouden met de koepel van bierverenigingen, Zythos vzw. A-leden zijn automatisch ook lid van Zythos vzw. Bij grote activiteiten van Zythos vzw in het Hageland maakt de vereniging reclame en probeert ze met woord en daad mee te helpen aan de organisatie van het geheel.

 

Art.16. Wijziging van het huishoudelijk reglement

 

Art.16.1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.

 

Art.16.2. Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden . Bovendien wordt de voorgestel¬de wijziging van het huis¬houde¬lijk reglement tenminste 14 dagen voor de vergade¬ring in het cluborgaan gepubliceerd en/of een afschrift hiervan aan alle leden toegezon-den.

 

 Art.16.3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin tenminste 2/3 van de leden aanwezig is. Indien dit quorum niet aanwezig is, wordt binnen 4 weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehou¬den waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige leden, een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen, mits met meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen.

 

Art.17. Materiaal beheer

 

Art. 17.1 In de loop der jaren is er volgend materiaal aangekocht in samenwerking met “het CAT Theater” waarvan elke voor de helft in heeft geïnvesteerd

• Podium elementen

• Decorstukken

• Doeken

• Tapijt

• Stelling

• Geluidsinstallatie, mengpaneel en dimmers enz

• Verlichting ( de Getokes -vzw 25%, Cat 25%, Bok jeugd/volwassen 50%)

• Grimekoffer ( deze wordt telkens op eigen kosten bijgevuld voor elke productie )

 

Art. 17.2 Voor elke grote gezamenlijke investering moet vooraf toestemming gevraagd te worden

        aan het bestuur

 

 Art. 17.3. deze materialen kunnen verder uitgeleend worden aan derde, na goedkeuring van het bestuur dat een tarief wordt vooropstelt

 

 Art. 17.4. Dit materiaal wordt bewaard en uitgeleend door de materiaalbeheerder.

        De materiaalbeheerder zal tijdens de AV een financieel overzicht geven

 

 Art. 17.5.De materiaalverantwoordelijke is ook verantwoordelijk voor de orde en netheid van de

       stockage plaats en zorgt ervoor dat alle materiaal in optimale conditie verkeerd.

 

 

Art.18. Slotbepalingen & Allerlei

 

 Art. 18.1 Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit  reglement.

 

Art. 18.2 Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt  aan de leden.

 Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14 dagen na het verschijnen van het clubblad waarin de tekst van het reglement is opgenomen.

 

 Art. 18.3. Alle documenten en briefwisseling die het beheer van de kring aangaan, worden ondertekend door twee leden van de raad van bestuur.

Gewone briefwisseling die ‘namens het bestuur ’ wordt gevoerd, wordt ondertekend door één of twee leden van de Raad van Bestuur, tenzij een ander werkend lid daartoe gemachtigd wordt door de Raad van Bestuur.

 

 

Aldus vastgesteld in de Algemene Vergadering van de vereniging de dato 10 Juni 2018

 

 

Bijlage 1 Handelingen van het bestuur

 

a) Onkosten vergoeding

b) Agendapunten ( alle) vergaderingen

c) Verslagen (alle ) vergaderingen

d) Uitleenformulier

En werkt een complete procedure uit over het gebruik van deze documenten ( terug te vinden op de drive)